仕事が早くなる裏技10個

テーマ:ベテランより先に帰ろう!仕事を定時に終わらせるために看護師4年目の私が取り組んでいる裏技10個。

「初めに」
看護師として働いていて、よく周りの人たちから「仕事大変やろ?残業も多いんちゃう?」とよく言われることがあります。 
しかし、私は残業したことがないと言っていいほど定時で帰れています。
ただ、私は初めから仕事が早かったわけではありません。
私は不器用で忘れっぽく、雑だと親やアルバイト先のスタッフからよく言われていました。
しかし、働いていく中で仕事の早い先輩などから秘訣や考え方を聞き、合うと思う方法を自身に取り入れたことで仕事が早くなりました。
そのおかげで、私は現在500床の民間病院で勤めているのですが、病院で勤めている正社員の看護師内で1番残業時間が少ないと上司に教えてもらいました。 
私が勤めている病院では経験年数10年以上の先輩が総数の4割以上を占めている中、私はまだ看護師4年目ですが、仕事を早く終えるのは若手でも可能であるということを証明することができました。 
逆に、連日遅くまで残業している人は、経験年数が何年目になっても変わらず決まっている印象があります。 
そのため、少しでも心身にとって楽に仕事が終えるよう試行錯誤していくことが、自分の自由な時間を作ったり趣味の時間につながると私は思います。
これから紹介する裏技10個は、私が取り入れて一番効果が実感できました。
そのため、これら10個は小さいことの積み重ねですので、是非今日からでも取り組んでみてください。
ただし、自身がどれだけ仕事ができるように改善しても、残業を逃れないような職場環境もありますので、そういった場合は自身の体と相談し、転職なども検討してみてください。

第一章 「その日の最悪な状況を事前にイメージする」
これは、看護師として働く前の焼肉屋のバイト時代から身についてました。 
バイトとして例えるのであれば「片付けがまだ終えていない席に予約外で大人数のお客様が来店するかもしれない」「同時間帯に飲み放題コースのお客様がかぶるかもしれない」「注文が重なってしまうと料理人が困って料理の提供が遅れてお客様を待たせることになるかもしれない」などが挙げられます。 
看護師で例えると「緊急入院が同時間帯に2人以上来るかもしれない」「受け持ち患者様が急変するかもしれない」「受け持ち患者さんの検査や処置が増えるかもしれない」などが挙げられます。
残業をせず、スムーズに仕事を終えるためには、上記のような予期せぬ出来事をいかに「待ってました。私は準備できていますよ。」と思えるかどうかが大切だと思います。そういう状況になった時に「えー、無理やって。忙しいし手が空いてない」と思うような状態だと仕事も終えないしミスにもつながりストレスも大きくかかると思います。 
そのため、1番起きて欲しくない最悪な状況をイメージしておくことで、慌てず落ち着いて動けるようになると思います。 また、慌てないことで仕事を丁寧に焦らず取り組めるようになります。

第二章 「武器(持ち物)の取捨選択をする」 
これは看護師以外の職種にも言えることだと思います。よくボールペンを3、4本持ち歩いている人に対して「そんなにいりますか?」と思うことが多々あります。 
ポケットにボールペンを入れていて、咄嗟の動きでボールペンが落ちた経験はありませんか? 
物が落ちて拾う動作は、労力もストレスもかかりませんか? 
「そんなん1秒あればできるやん。気にしすぎやろ」と思うかもしれませんが、その不必要な1秒の積み重ねが、仕事が遅くなり残業につながる原因だと思います。 
そのため、たかが1秒ですが改めて、今自分が持ち歩いている武器(メモ帳やボールペン等)の数が適切かどうかを考え直してみてください。 
ちなみに私は、薄いメモ帳(25ページ)と2色ボールペン1本のみを持ち歩いています。「もしなくなったら」と心配になる人も居てるかもしれませんが、なくならないためにも道具を大切に使うようになりますし、より意識して道具を持ち歩くので私は困ったことがありません。 

第三章 「仕事中のネガティヴ発言をやめる」 
病は気からというように、「忙しい」「今日は仕事終わらんわ」など言っても現状は変わりません。このようなことを言っていると手伝ってもらえるかもしれませんが、それは赤信号です。なぜなら、手伝ってもらいたい時に、遠回しで助けを呼んでいることと同じです。手伝ってもらいたいのであればきちんと相手の目を見て「、、、ここまで仕事が終えていないのでもし〇〇さん手が空いていたら手伝ってもらえませんか?」ときちんと筋を通してお願いするべきだと思います。 
もし「お願いしてもないのに手伝ってもらえた。ラッキー。また手伝ってもらおう。」と安易に思っていると、いつかあなたのことを誰も助けてくれなくなるかもしれません。
人を手伝うということは、自分の時間を相手のために使っていることと同じです。
手伝わなければ、休息やプライベートの時間に当てられるかもしれないのにです。 
みなさんは、ネガティヴ発言をしている人に憧れるでしょうか?一緒に働いていて楽しいでしょうか?きつい言い方をすると「腐ったみかんがあると周りも同じように腐っていく」と同じ現象で、ネガティヴな人が一人でも居てると周りもネガティヴな人に伝染していく現象になるかもしれません。周りのモチベーションを下げてしまうと、職場の雰囲気が悪くなってしまいます。
そのため、どれだけ忙しくて大変でも仕事中は特にネガティヴ発言はやめるよう意識しましょう。 

第四章 「忙しい時ほど周りとコミュニケーションをとる」 
忙しい時、周りとのコミュニケーションをとれていますか? 
コミュニケーションをすることで、「第一章」で話した最悪な状況の予測や準備につながります。 
飲食店で例えると、新規の予約などがあれば店長や社員の耳にいち早く入ると思います。 
そのため、店長や社員とコミュニケーションがきちんと取れていると、誰よりも早く新しい情報をキャッチすることができ準備に移れます。 
看護師で例えると、師長や主任などとコミュニケーションをとることで緊急入院の情報や部屋移動などの情報を得ることができる可能性が高いです。 

その情報を得ることで、事前準備や計画の前倒し等につながり、業務のスムーズ化につながると思います。 
また、後輩と話すことで職場の雰囲気や頼れる先輩などの情報がキャッチできるかもしれません。一人で悩む時間を、すぐに他の人に相談することができれば、解決する時間も短縮することができます。解決できないまま進めていくと必ずミスが起きますので、わからないことは必ずわかっている人に相談しましょう。
無駄話や雑談はするなとよく言われますが、コミュニケーションをとる目的をきちんと持っていれば仕事にも活かせられることはたくさんありますので、無駄話でも雑談でもありません。忙しい時ほど意識して周りとコミュニケーションを積極的に取りましょう。
また、「報連相」がすごく大切であるということは職種関係なく言われています。
普段からコミュニケーションをとっていると「報連相」は無意識にできると思います。
普段からコミュニケーションをとっていないと、「報連相」に対して意識しなければできない人は多い印象です。そのため、普段から同僚や先輩、後輩関係なくコミュニケーションをとっておくことが働きやすさにもつながると思いますのでコミュニケーションを意識していきましょう。

第五章 「仕事の緊急性と重要性を分ける」
期日が決まっていて、緊急でしないといけない仕事と、期日は決まっていないけど重要な仕事を明確にしておくことが大切です。 
私は「初めに」で話したように飽き性であるため、労力を必要とする仕事は最後まで集中力が持ちません。そのため、一つのことを最後まで一気に行うのではなく、二、三個の仕事を並行して取り組んでいます。周りから「途中で用事が入ったら何個も並行してやっていると忘れたり中途半端にならないの?」とよく聞かれることがあります。 
私は、忘れて思い出す時間がもったいないと思うので、私自身が理解できる用語や方法を使ってその都度メモをとっています。 可視化することで何が残っていて何が済んでいる業務なのか明確にしておくことで次の業務にスムーズに移れます。
そうすることで、並行している仕事を忘れずに仕事が進行できています。 
また、並行して取り組むことで忘れていた事を思い出すこともあります。 

「忘れないようにメモしてるんじゃなかったん? 」

と言われるかもしれませんが、私は忘れっぽいのでそういった工夫をして弱点を補っています。
また、自身が一つの業務にかかる時間が分かっていれば、より優先順位が立てやすいかと思いますので、一度自身の業務時間を測ってみるのも面白いかと思います。そして、仕事の早い人と比べてみて、どれだけ差があるのかわかれば改善点が見つけやすいかと思いますので、是非一度試してみてください。

第六章 「生活リズムの見直しをする」
生活リズムが乱れていると集中力がなくなり、イージーミスにつながります。 

私は元々夜更かしをせず、23時30分頃に寝て、6時30分に起床していますのでだいたい7時間以上は睡眠できています。適正な睡眠時間は人それぞれですので自身にとって一番調子が良くなる睡眠時間を知ることが大切です。 

また、朝食を抜いている人も多くいます。 

腸を休ませるために良いと最近ネットで「断食」というキーワードをよく目にします。
それでも、朝起きると最低水分は200ml以上摂り、腹5~7分目ほどに押さえて食べると私は調子が良いので、これまで朝食を取らずに調子が良くない方は是非朝食摂取することをおすすめします。 

私の朝食メニューは決まっています。起床後に200ml以上入るコップに入れた白湯を飲みます。朝食はヨーグルト・コーヒー・食パン・スープです。 

糖質をいっぱい取ると眠気が強まるので考慮しています。 

また、太陽光を浴びることは本当に大切です。 

「今日もいい1日の始まり」と声に出しながら太陽光を浴びています(笑) 

特に午前中の業務は、情報収集などで1日のうち一番脳に働いて欲しいので、午前を制するものは午後を制するくらい午前の過ごし方は重要です。
そのため、朝の眠気覚ましは1日の仕事に質向上に大きくつながると思います。 

第七章 「仕事終わりの時間に楽しみを作る」
私は、夕食や最近ハマっているTVアニメを見ることを楽しみにしています。 

楽しみがあると「意地でも定時で帰る」と強く思えますし、なにより1日が楽しくなります。 

すごく単純なことですが、私にとってはとても大切です。
私は楽しみを後に取っておくタイプです(笑)
同じようなタイプの人であればとても効果的だと思います。

私の仕事終わりの楽しみは、「アイスコーヒーを飲みながらカカオチョコレートを頬張り好きなTVアニメを1話だけみて、夕食を食べる」です。 

私が定時で仕事を終わらす理由の中で一番大きい原動力になっています。
そのため、みなさんも是非、仕事を早く終わらせる「楽しい理由」を作りましょう。

第八章 「情報収集に時間をかけすぎない」 
情報収集は飲食スタッフ、看護師としてもとても大切です。 

飲食スタッフで例を挙げると、本日の予約件数やお勧めメニューの確認等です。 

看護師だと受け持ち患者さんの情報や検査・治療の予定等です。 

ただ、これらは私からすると100%把握しないといけないことではないと考えます。 

理由として、飲食スタッフの場合だと、予約件数はだいたいで覚えておき、予約の席は覚えれたら覚えるが無理はしません。お勧めメニューは覚えれる数(2、3個ほど)だけ覚え、あとは流れに合わせて対応していました。お客様が帰って片付けして、次の準備をする際に「次も予約あったな」と覚えているだけで、片付けの優先順位を立てれますし、お客さんの人数は覚えているスタッフに聞けばいい話です。一番大事なことは「次もお客様が入ってるから急いで片付けしないと」と思えることだと思います。 

看護師の場合は、問診や体温測定・血圧測定などから気付けることがたくさんあります。主治医やリハビリなどからも最新情報が聞けます。そのため、情報収集にかける時間を、患者様の側に居れる時間に使う方が、より患者様のことも知れて良い看護につながるとと思います。 

採血データや前日の記録ももちろん大事です。ただ、パソコンと睨めっこしても良い看護はできませんし患者様のことはわかりません。 

そのため、情報収集にかけていた時間を少しでも別の時間(患者様やスタッフとコミュニケーションをとる等)にあてると動きやすくなります。 

第九章 「忙しい時ほど笑顔でいるようにする」 

これを意識するようになったきっかけは、以前の私は忙しい時、鬼の形相で業務に取り組んでいました。 

しかし、その様子で働いていると誰からも声をかけてもらえなくなりました。 

よく同僚や先輩から「〇〇君ゾーンに入ってたな」と言われていました。 

当時は、忙しい時に声をかけられると「しないといけないことを忘れてしまうかも」と考えてしまっており、忙しい時は周りから声をかけられないようにしようと思っていました。しかし、父とお店に食べに行っている時に「この店は忙しそうやな。注文しにくいな。」と父と話してる最中、自分たちの席から離れたところにいたアルバイトさんが私たちを見て、笑顔で「注文ですか?」とオーダーを取りに来てくれました。もちろん私たちの話し声は聞こえない程の距離にアルバイトさんはいましたし呼び出しベルを鳴らしてもいません。おそらく、メニューを見ながら周りを見渡している私たちにそのアルバイトさんは気付いてくれたのだと思います。注文後、父と「あの子すごく気が効くし仕事ができるな。みんなから大事にされるやろうな」という話しになりました。 

その当時の私であれば、忙しい時は呼び出しベルの鳴った席に行くのが精一杯で、呼び出しベルがなっていない席には見向きもしなかったと思います。 

呼び出しベルが鳴り響く中、急いで注文を笑顔で取りに来てくれた人から「忙しい時ほど笑顔でいる」ことが大切だと学びました。 

また、看護師としても実感したのですが、信頼関係を築くにあたり、なんでも気兼ねなく話せる雰囲気の方が有効だと患者様から教えていただきました。 

忙しそうな素振りをしている看護師には、やはり声をかけにくいとよく言われます。

しかし、どんな時でも落ち着いて険しい顔ではなく笑顔で周りを見渡している看護師であれば声をかけやすいですし、「きちんと対応してくれる看護師さん」と思われ、他の看護師に表出できなかった悩みなども「きちんと答えてくれそうだと感じると悩みも表出できるかもしれない」と言った患者さんが多く居ました。 

笑顔の効果は計りしれません。 

周りにも良い影響を与えるのはもちろん、自身にもNK細胞といって癌細胞やウイルスを攻撃する細胞が活性化され、免疫力アップ、幸福度のアップにつながると言われています。 

そのため、できる限りでいいので忙しい時ほど笑顔を心がけて、余裕のある大人な人間を目指しましょう。
そうすると自然と周りに人が集まってくると思います。

第十章 「計画の前倒し」 
これが私の中で一番重要だと考えています。 

計画の中で必ず時間通りにしないといけないこと以外は、基本的に30分ほど前倒しをして動いています。 

飲食スタッフの場合だと、予約の準備を早めにしておくことや、常連様が来店時にいつも注文しているドリンクを知っていれば、注文時にすぐ提供できるよう準備しておくことで働き手の業務効率アップにつながりますしお客様にとっても「覚えてくれたんだ」とサービスにつながると思います。

看護師だと、雑務(点滴準備やワークシートの作成、看護記録以外のデスクワーク業務等)を前倒しで取り組んでいます。 

もし、誰もが「この業務はその時間にしないといけない。一分一秒遅れたり早まったりしてはいけない業務」と言われること以外の業務で、前倒ししている件で注意を受けたらその業務は、なぜ前倒ししてはいけないのかをメンバー間で考える必要があります。 

飲食店でバイトしていた頃の話しですが、「予約準備は予約時間の30分前から」という決まりがありました。しかし、年末などのピーク時は1時間ほど前から準備していることもありました。 

なぜピーク時は1時間前に準備して、そうでない時は30分前からでないといけないのか理由を社員さんに問いました。
すると社員さんから「準備しても予約のキャンセルが出るかもしれないし、焦って準備をする必要はないから忙しい時以外は30分前に準備をして」と言われました。 

ここで私の頭の中に疑問が生まれました。 

「キャンセルがでるかも知れないから準備しなくて良い?」「焦る必要はない?」 

予約のキャンセルが出たら、その時元に戻せばいいだけの話だとおもいます。逆に、急遽飛び込みで来店されて急いで準備する方が、お客様にとって準備するまで待っていただくことになりますし、その時忙しければ余計に準備まで時間がかかります。 

そのため、オーナーに「いつ忙しくなるかわかりませんし、慌てて準備しないといけないとなると他の業務に支障が出たり、お客様を待たせてしますかもしれないので、支障がない範囲で予約の準備を30分前という決まりをなくして、状況に合わせて前倒し準備をしても良いようにさせてください」と懇願し理解をしてもらえました。 

看護師では現在、夜勤は60人の患者様を5人の看護師(うち1人は他部署へ応援などで抜けることあります)で看ています。 

私が勤めている病棟は介護度の高い患者様が多く居てるので、おむつ交換は2人で行っています。しかし、トイレコールなども多く、コール対応に人が取られると業務が進みません。 

そのため、雑務を空いた時間に前倒しで行い、時間処置5分前には万全に準備ができるよう整えています。ナースコールは無くすこともできませんし制限することもできません。なぜなら患者様からのヘルプのサインであり、いつでも対応する必要があります。
そのため、余裕を持ってすぐにコール対応などができるよう、しないといけない処置などの仕事は基本的に1時間前に終わるようイメージして計画を立てています。 

そうすると、その中で急変など予期せぬことが起きてもその対応に十分時間をかけられます。 

「終わりに」

以上が仕事を定時に終わらせるために私が取り組んでいる裏技10個です。
「初めに」でも話したように、私は初めから仕事が早かったわけではありません。
また、現在の私は変わらず雑であり忘れっぽいのは変わりません。しかし、短所は長所と言われるように自身の特性を理解して、その対策方法を知っているか知らないかで大きく変わると思います。また、周りの仕事ができる人に秘訣を聞いたり、行動や考え方を真似することで自身にマッチングするかもしれません。
そのため、人それぞれ特性はあるかと思いますが、この裏技10個をまずは取り組んでみてください。これらを取り組んでみて仕事が遅くなることはないかと思います。 

「新人だから仕事が遅い」や、「ベテランだから仕事が早い」という固定観念を捨てましょう。

経験年数は必ずしも仕事の早い遅いに比例していないということを私が証明しています。 

仕事を覚えたらまず「どこが大事なのか。どこが手を抜けるのか。どうすれば早くできるのか。あの人はなぜ仕事が早いのか」を常に周りをみて試行錯誤する習慣が大切です。
仕事ができる人は、しなくても良い「無駄」な業務をたくさん省いていると思います。
そのため、初めの頃はどの作業が無駄なのかわからないと思いますので、できる先輩の真似から初めて徐々に「無駄」な作業を省き、労力を最小限にできるよう試行錯誤していきましょう。 

仕事がなかなか終わらない方はぜひ上記裏技10個を実践してみてください!
仕事を定時で終わらせて自由の時間を多く作っていきましょう。
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